Eén van de dingen die mijn werk zo boeiend maakt, is dat ik te maken krijg met zo veel verschillende bedrijfsculturen. Vaak zie ik snel wat er speelt.
In een organisatie waar ik tijdelijk HR Business Partner ben, wordt snel duidelijk dat de organisatie nogal top-down wordt aangestuurd. De managers bepalen voornamelijk de koers, input wordt nauwelijks gevraagd aan hun teams.
Twee keer per jaar worden de voortgangsgesprekken gehouden. Netjes zoals het hoort. De formulieren bestaan voornamelijk uit stellingen die (door de manager) worden beoordeeld.
Ik vraag de mening van de managers: wat is hun mening over de formulieren? Vinden zij de vorm goed zoals die is? Welke informatie willen zij naar boven halen bij de gesprekken? De managers geven unaniem aan geen fan te zijn van de voortgangsgesprekformulieren. Waarom? Het kost te veel tijd om ze in te vullen, de nadruk ligt op wat er niet goed is gegaan en na de gesprekken worden ze in de kast gelegd tot het volgende gesprek gepland staat.
Een gemiste kans!
Ik pas het voortgangsgesprekformulier aan met hun input. Op het nieuwe formulier hoeven een stuk minder kruisjes gezet te worden. Verder voeg ik open vragen toe.
De eerste vraag op het formulier wordt: Op welke situatie van het afgelopen jaar ben je trots? Een andere toevoeging is de behoefte aan ontwikkeling: waarin wil je je de komende periode ontwikkelen en welke hulp heb je daarbij nodig? Dat kan hulp van een collega of hulp door een training zijn. Bij medewerkers die tegen hun pensioen aan zitten kan die vraag ook worden omgebogen naar: Wat heb je nodig om gezond je pensioen te halen?
Nu zijn de ingrediënten voor een gesprek aanwezig. Maar iedereen is gewend dat alleen de managers hun mening geven over het functioneren. Om dat te doorbreken, stel ik voor dat de medewerker voorafgaand aan het gesprek ook zelf het formulier invult en dit meeneemt naar het gesprek. Zo is er tijdens het gesprek zowel input van de medewerker als van de leidinggevende.
Bij toetsing bij de medewerkers wat ze van dit idee vinden, krijg ik de vraag: ‘Mag ik dit dan echt zelf invullen?’
‘Ja, dat mag en moet zelfs’, zeg ik lachend. De voortgangsgesprekken worden voor het eerst in lange tijd gewaardeerd. Wat een voldoening geeft dat!
